Mit monatlich mehr als 100 € pro Mitarbeitenden gehört der Essenszuschuss in vielen europäischen Ländern zu den beliebtesten Mitarbeiterbenefits.
In diesem Artikel erfährst Du, welche Unterschiede bei den Regelungen in Deutschland und Österreich bestehen und wie Du als Personalverantwortlicher diesen steuerlich begünstigten Sachbezug optimal nutzt, um die Zufriedenheit und Gesundheit Deiner Mitarbeiter zu fördern.
Was ist ein Essenszuschuss?
Ein Essenszuschuss ist ein freiwilliger Verpflegungszuschuss des Arbeitgebers zur Verpflegung seiner Mitarbeiter. Er kann in Form von Essensmarken, Gutscheinen oder direkten Zuschüssen zu den Mahlzeiten gewährt werden. Dieser Fringe Benefit ist steuerfrei (ganz oder teilweise) und kann sowohl in Deutschland als auch in Österreich genutzt werden.
Essenszuschuss in Deutschland
Streng genommen, besteht der der Essenszuschuss in Deutschland aus 2 Komponenten.
(1) Dem Sachbezug Mahlzeiten (aktuell 4,23 €) und
(2) dem steuerfreien Essenszuschuss (max. 3,10 €).
Folgende Regelungen gelten für die Gewährung des steuerbegünstigten Essenszuschuss in Deutschland:
- Höchstbetrag: Die maximale Freigrenze für den Essenszuschuss beträgt im Jahr 2024 7,23 Euro pro Arbeitstag. Grundsätzlich sollte dabei der Sachbezug für Mahlzeiten mit 25% pauschal versteuert werden (Steuer = 1,03 €). Dieser Betrag kann durch eine Zuzahlung durch den Mitarbeiter bis auf 0 € Steuern reduziert werden. Der Essenszuschuss ist frei von Sozialabgaben.
- Formen: Essenszuschüsse können in Form von Essensmarken, Gutscheinen oder durch einen direkten Zuschuss zum Kantinenessen gewährt werden.
- Voraussetzungen: Der Essenszuschuss darf nur für tatsächlich in Anspruch genommene Mahlzeiten gezahlt werden und muss arbeitstäglich erfolgen. Die Essensmarken oder Gutscheine müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, wie z.B. nicht übertragbar und nicht kumulierbar zu sein. Arbeitgeber müssen u.a. nachweisen, dass ihre Mitarbeiter jeweils nur einen Essenszuschuss pro Tag einlösen.
Um der Dokumentationspflicht bzgl. Arbeitstage, Krankheit, Urlaub oder Dienstreise zu entgehen, geben in Deutschland viele Arbeitgeber an ihre Mitarbeiter maximal 15 Gutscheine pro Monat aus.
Die seit 1.1.2024 geltenden Regelungen könnt ihr in unserem Artikel detailliert nachlesen:
Essenszuschuss 2024: Höhere Werte für Sachbezug Mahlzeiten (recardy.com)
Essenszuschuss in Österreich
Auch in Österreich gibt es Regelungen, die den Essenszuschuss steuerfrei machen:
In Österreich ist der Essenszuschuss komplett steuerfrei. Es wird unterschieden, wofür der Essenszuschuss eingelöst wird. Für Gaststätten, Restaurants, Kantinen und Essenslieferdienste beträgt der Höchstbetrag 8 €, während nur maximal 2 € erlaubt sind, wenn der Zuschuss im Lebensmittelhandel/ Supermarkt oder in der Bäckerei eingelöst wird.
Im Unterschied zu Deutschland dürfen in Österreich die "Essensmarken" gesammelt und kumuliert an einem Tag eingelöst werden. Darüber hinaus ist es in Österreich ausdrücklich erlaubt, dass diese Zuschüsse am Wochenende eingelöst werden oder für andere Personen eingelöst werden.
Vergleich: Essenszuschuss in Deutschland und Österreich
Hier ein Überblick über die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten:
| Kategorie | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Höchstbetrag | 7,23 Euro pro Mittagessen, davon 4,13 € Sachbezug Mahlzeiten (25% pauschale Steuer) + 3,10 Euro steuerfrei | für Restaurants & Lieferdienste: 8,00 Euro pro Arbeitstag, steuerfrei LEH/Bäckerei: max. 2,00 € pro Arbeitstag |
| Formen | Essensmarken, Gutscheine, Kantinenzuschüsse | Essensbons, Gutscheine, Kantinenzuschüsse |
| Voraussetzungen | Nur für tatsächlich in Anspruch genommene Mahlzeiten, arbeitstäglich, max. 1 Zuschuss pro Tag | Nur für tatsächlich konsumierte Mahlzeiten, arbeitstäglich, Zuschuss kumuliert einlösbar |
| Steuern & SV-Abgaben | pauschal 25% auf Sachbezug Mahlzeiten (4,13 €) = 1,03 € Steuern, Steuern können durch Anrechnung der Zuzahlung durch Mitarbeiter reduziert werden, keine SV-Abgaben | steuerfrei, keine SV-Abgaben |
Vorteile für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter
Der Essenszuschuss bietet zahlreiche Vorteile:
- Steuerliche Entlastung: Durch die Steuerfreiheit können Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter gleichermaßen profitieren.
- Motivation und Bindung: Ein Essenszuschuss ist ein attraktiver Fringe Benefit, der die Motivation und Loyalität Deiner Mitarbeiter stärkt. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und unterstützt, was sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit und Produktivität auswirkt.
- Gesundheit und Wohlbefinden: Indem Du die Verpflegung Deiner Mitarbeiter unterstützt, trägst Du aktiv zu deren Gesundheit und Wohlbefinden bei. Eine gesunde Ernährung fördert die Konzentration und Leistungsfähigkeit.
Fazit
Der Essenszuschuss ist eine hervorragende Möglichkeit, Deinen Mitarbeitern etwas Gutes zu tun und gleichzeitig von steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Indem Du diesen steuerfreien Verpflegungszuschuss anbietest, zeigst Du Deine Wertschätzung und förderst die Gesundheit und Zufriedenheit Deiner Belegschaft. Für Personalverantwortliche in KMU ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um den Essenszuschuss als attraktiven Fringe Benefit einzuführen und so die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter zu stärken.
Tipp für die Umsetzung:
Informiere Deine Mitarbeiter rechtzeitig über die Möglichkeit des Essenszuschusses und erkläre die Voraussetzungen und den Ablauf. So stellst Du sicher, dass der Zuschuss optimal genutzt wird und alle Beteiligten davon profitieren.
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