Ein steuerfreier Benefit – nicht nur für Arbeitgeber sind diese Worte wie Musik in den Ohren. Gerade in Krisenzeiten und bei Inflation sind steuerfreie Alternativen zu Lohn- und Gehaltserhöhung gefragt wie noch nie. Der Essenszuschuss und steuerfreie Gutscheine für Mitarbeitende sind lukrative Methoden, wenn es um steuerliche Vorteile für dein Unternehmen geht. In diesem Beitrag erfährst du alles, was du als Arbeitgeber über Mitarbeitergutscheine und Essenszuschüsse wissen musst.

Was sagt das Gesetz zum Mitarbeitergutschein und zum Essenszuschuss?

Mitarbeitergutscheine und Essenszuschüsse genießen steuerliche Vorteile, wenn der Arbeitgeber sie freiwillig bietet. Es handelt sich also um eine soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. Ist diese Zusatzleistung nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt, haben deine Mitarbeitenden logischerweise keinen Anspruch darauf. Wenn du dich für Mitarbeitergutscheine zur Bezuschussung der Mahlzeiten deiner Beschäftigten entscheidest, solltest du zuerst eine Ergänzungsvereinbarung ausstellen. Darin solltest du als Arbeitgeber den Betrag und die Häufigkeit (Anzahl der Arbeitstage im Monat) der Essenszuschüsse definieren.

Monatliche Freigrenze für steuerfreien Sachbezug?

Der Zuschuss des Arbeitgebers zum Essen fällt nicht unter die monatliche Freigrenze des Sachbezugs nach § 8 Absatz 2 S. 11 EStG (aktuell 50 €). Demzufolge dürfen Essenszuschuss und Sachbezug für Mahlzeiten zusätzlich zu sonstigen Sachbezügen gezahlt werden, ohne dabei ihre Steuer- und SV-Vorteile zu verlieren.

Essenszuschuss = Sachbezug Mahlzeiten + 3,10 €

Die Höhe des Essenszuschusses besteht zum einen aus dem Sachbezugswert für Mahlzeiten, der sich stetig verändert (seit 2024: 4,13€), und zum anderen aus steuerfreien 3,10 €. Die Gesetzgebung zum Sachbezug für Mahlzeiten (bzw. "Verpflegungszuschuss") richtet sich nach den Verbraucherpreisen und passt die Höhe jährlich an. Für das Jahr 2024 beträgt der tägliche Maximalbetrag des Essenszuschusses eines Arbeitgebers pro Mitarbeitenden 7,23€.

Wann und wie oft einlösbar?

Als Arbeitgeber bist du in der Nachweispflicht, dass der Essenszuschuss ausschließlich an tatsächlichen Arbeitstagen genutzt wird. Demzufolge dürfen deine Mitarbeitenden diesen Benefit nicht an arbeitsfreien Tagen einlösen. Das betrifft vorrangig Wochenenden, Urlaub und Krankheitstage.

Um hierfür die Aufzeichnungspflicht für die Abwesenheit zu umgehen, darfst du die sogenannte "15er Regelung" für den Essenszuschuss verwenden. Demgemäß besteht bei maximal 15 Zuschüssen pro Mitarbeiter im Kalendermonat keine Pflicht zur Erfassung der Abwesenheitstage.

Rechtsgrundlagen

Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen findest du u.a. hier:

• Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) § 2 Abs. 1, 2 (Sachbezugswert zur geltenden Verpflegung)
• Lohnsteuerrichtlinien 2023 (LStR), insb. R 8.1 Absatz 7 (Kantinenmahlzeiten und Essensmarken)
• Einkommensteuergesetz (EStG) § 8 Abs. 2 S. 6 (Bewertung von Einnahmen, die nicht in Geld bestehen) und §§ 37, 40 (Pauschale Versteuerung)

Welche Möglichkeiten gibt es beim Mitarbeitergutschein und Essenszuschuss als Benefit?

Viele Arbeitgeber glauben fälschlicherweise, dass Essenszuschüsse bzw. Verpflegungszuschüsse nur dann für ein Unternehmen relevant werden, wenn eine eigene Betriebskantine vorhanden ist. Dies ist jedoch nur eine Option.

In den folgenden Zeilen werden alle Optionen beschrieben, um als Arbeitgeber und Mitarbeiter steuerfreie Gutscheine und Essenszuschüsse zu nutzen.

Essenszuschuss für die Kantine

Essenszuschüsse für die Kantine sind meist die optimale Lösung für mittelständische Unternehmen und Großfirmen. In der Kantine kannst du deinen Mitarbeitenden die kostenreduzierten Mahlzeiten direkt vor Ort zur Verfügung stellen. Bei der täglichen Information zu den Essensangeboten in Verbindung mit den Preisen der Mahlzeiten, musst du mehrere Faktoren berücksichtigen:

• Wird die Kantine auch von betriebsfremden Personen genutzt?
• Müssen sich deine Mitarbeitenden vor Ort ausweisen?
• Verwendest du als Arbeitgeber die 15er-Regelung?
• Musst du die täglich genutzten Essensangebote für deine Dokumentation erfassen?

Hast du eine Möglichkeit, auf Grund von Zuzahlungen der Mitarbeitenden zum Essen die Steuerlast auf 0 € zu reduzieren? (siehe Kapitel Steuerfreier Essenszuschuss - so geht's)

Die einfachste Form, sämtliche Faktoren zu berücksichtigen sind Smartphone-Apps oder digital einsetzbare Karten für deine Mitarbeitenden.

Wie sieht es aus, wenn deine Mitarbeitenden im Home Office oder an einem Standort ohne eigene Kantine arbeiten? Hier bietet dir Recardy eine Lösung.

Essenszuschuss mit Papiergutscheinen

Auf den ersten Blick scheinen Mitarbeitergutscheine in Form von Papiergutscheinen eine schnelle und einfache Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen zu sein. Zuerst errechnest du dir, wie viele Gutscheine jeder Mitarbeitende einlösen kann. Hierbei musst du die gesetzlichen Regelungen für den Essenszuschuss berücksichtigen. Im Anschluss besorgst du dir die Gutscheine bei ausgesuchten Geschäften. Das können Lieferdienste, Supermärkte oder Restaurants sein. Hast du alles besorgt, lässt du die Mitarbeitergutscheine in Papierform deinen Mitarbeitenden zukommen.

Nachteile der Papiergutscheine

Bei näherer Betrachtung entsteht für dein Unternehmen ein hoher Aufwand. Folgende Dinge musst du beachten:

• Können die Papiergutscheine regelmäßig und rechtzeitig produziert werden?
• Wer versendet bzw. verteilt die Gutscheine in deinem Unternehmen? Wie wird die Verteilung nachgewiesen?
• Hast du einen sicheren Aufbewahrungsort für die Gutscheine?
• Ist die korrekte Anwendung deiner Gutscheine sichergestellt?

Problematisch ist insbesondere die Pflicht, dass Arbeitgeber nach LStR R 8.1 Absatz 7 Nr. 4a S. 3 nachweisen müssen, dass alle Voraussetzungen erfüllt werden. Dies ist mit Papiergutscheinen nicht möglich. Weder die Geschäfte noch der Arbeitgeber können kontrollieren, ob ein Mitarbeiter an einem Tag zwei Gutscheine einlöst. Demzufolge beinhalten Papiergutscheine wie z.B. Restaurant Tickets hohe Risiken zur Nachzahlung der Steuern und SV-Beiträge.

Zudem entsteht mit Papiergutscheinen ein erheblicher Nachteil für unsere Umwelt.

Daher sind Papiergutscheine heutzutage keine geeignete Lösung für dein Unternehmen.

Essenszuschuss durch digitale Belegeinreichung (Bon-Foto-Apps)

Bei der digitalen Belegeinreichung verschiebst du den Großteil des Aufwandes für Essenszuschüsse auf deine Mitarbeitenden.

Deine Beschäftigten essen, was Sie möchten und gehen dabei in Vorkasse. Den Beleg für jede Mahlzeit reicht jeder Mitarbeitende in digitaler Form bei dir im Unternehmen ein. Technisch wird dies meist per E-Mail oder Smartphone-App realisiert. Am Ende des Monats bekommt jeder Mitarbeitende seinen vertraglich geregelten Essenszuschuss vergütet. Euch sollte dabei das steuerrechtliche Risiko bewusst sein: nach § 8 Absatz 1 Satz 2 EStG gehören nachträgliche Erstattungen zu den Geldleistungen und sind damit zu versteuern.

Eure Beschäftigten genießen freie Wahl beim Mittagsessen. Auch die Mitarbeitenden im Home-Office können den Lieferdienst oder die Pizza aus dem Supermarkt abrechnen.

Vor- und Nachteile der digitalen Belegeinreichung

Grundsätzlich war die digitale Belegeinreichung eine gute Idee. Derartige Lösungen konnten schnell eingeführt kann und die Mitarbeitenden durften mit hoher Flexibilität ihr Mittagessen genießen und abrechnen. Dennoch gibt es auch hier entscheidende Nachteile.

Davon abgesehen, dass sich eingereichte digitale Belege schwer z.B. auf Echtheit überprüfen lassen, ist die Methode sehr kosten- und zeitaufwändig - sowohl für die Mitarbeitenden als Nutzer als auch für deine HR-Abteilung. Zudem besteht das Risiko, dass du nach einer Prüfung vom Finanzamt oder SV-Prüfer für alle gezahlten Zuschüsse Steuern und Sozialabgaben nachträglich erstatten musst.

Die digitale Belegeinreichung bietet Vorteile für dich als Arbeitgeber und für deine Mitarbeiter, aber nicht die bestmögliche Umsetzung für dein Unternehmen.

Essensgutscheine mit aufladbarem Guthaben oder digitalen Gutscheinen

Diese digitale Variante des Essenszuschusses ist unkompliziert und nachhaltig. Die technische Umsetzung erfolgt durch eine Smartphone-App oder Guthabenkarte. Deine Mitarbeitenden erhalten von dir ein digitales Guthaben als Vorschuss, das sie in einem bestimmten Zeitraum (meist 1 Monat) aufbrauchen. Bei jedem Kauf einer Mahlzeit deiner Mitarbeitenden wird ihr Guthaben dezimiert. Dies ist nicht nur die beste Variante für die eigene Kantine oder externe Restaurants, sondern bietet auch andere Möglichkeiten. In zahlreichen Geschäften können deine Beschäftigten ihr Guthaben für Mahlzeiten verrechnen lassen.

Zunächst legst du Zeitraum, Höhe und Anzahl der Tage für deine Mitarbeitenden fest, in denen sie Essensgutscheine erhalten. Zum Ende oder Anfang eines Monats erhalten alle Beschäftigten die neuen Gutscheine. Im Anschluss können deine Beschäftigten direkt in der App die Gutscheine einsehen und nach den von dir festgelegten Regeln einlösen.

Sämtliche Transaktionen sind zeitlich einsehbar und können mit dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeitenden verglichen werden. Mögliche Zweckentfremdungen deiner Angestellten mit wiederaufladbaren Guthaben sind nachvollziehbar.

(Hinweis: Auf unserem Recardy-Youtube-Kanal findest du noch weitere Videos.)

Essenszuschuss 2024: So viel Geld bekommen Mitarbeitende für Mahlzeiten

Der Sachbezugswert für Mittag- oder Abendessen liegt bei 4,13 €. Für das Frühstück werden 2,17 € berücksichtigt. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss liegt bei 3,10 €. Maximal können somit deine Mitarbeitenden pro Tag für ein Mittag- oder Abendessen 7,23 € oder für ein Frühstück 5,27 € von dir erhalten.

Als Arbeitgeber hast du diese Möglichkeiten:

• Du übernimmst den Sachbezugswert von 4,13 € für ein Mittag- oder Abendessen und besteuerst diesen Wert pauschal mit 25 % (also 1,03 €).
• Wenn du mehr als 4,13 € als Zuschuss geben möchtest, kannst Du deinen Mitarbeitenden anschließend noch einen komplett steuerfreien Essenszuschuss in Höhe von 3,10 € geben. So erhalten deine Mitarbeitenden pro Arbeitstag insgesamt 7,13 € als Zuschuss.

Achte darauf, dass du als Arbeitgeber den täglichen Maximalbetrag nicht überschreitest! Sonst ist alles zu versteuern.

Um Steuern und SV-Abgaben zu sparen, ist es sinnvoll, deinen Mitarbeitern die vollen 7,23 € pro Tag zu bieten. Denn ob du 4,13 € oder 7,23 € zahlst - du zahlst in beiden Fällen 1,03 € Steuern.

Darüber hinaus kannst du als Arbeitgeber, sogar diese pauschale Steuerabgabe mithilfe deiner Mitarbeitenden auf 0,0 % senken. Wie sich die Versteuerung des Sachbezugs Mahlzeiten reduzieren lässt, erklären wir hier:

Steuerfreier Essenszuschuss – So geht's

Mit digitalen Mitarbeitergutscheinen für den Essenszuschuss ermöglichen sich weitere Optionen für dich. Denn die Versteuerung des amtlichen Sachbezugswerts für Mahlzeiten in Höhe von 4,13 € kann gemäß SvEV aktiv von deinen Mitarbeitenden gesenkt werden. Dies geschieht dann, wenn deine Beschäftigten für eine Mahlzeit selbst einen Eigenanteil zuzahlen.

Als Arbeitgeber zahlst du zunächst pauschal 25% auf 4,13 € pro Mitarbeiter am Tag. Jeder Cent, den deine Angestellten für das Essen zahlen, wird vom zu versteuernden Sachbezug von 4,13 € direkt abgezogen. Das bedeutet, wenn ein Mitarbeitender 11,36 € (oder mehr) für eine Mahlzeit ausgibt, zahlt er 4,13 € davon selbst. Der zu versteuernde Betrag, der für dich als Arbeitgeber übrig bleibt, liegt dann bei 0,0 €.

Um deine Mitarbeitenden zu motivieren, sich daran zu beteiligen, auch die verbliebenen Steuern zu sparen, kannst du folgendes tun:

Du kannst das Angebot deines Verpflegungszuschusses so konfigurieren, dass dir inklusive Pauschalsteuern (täglich max. 1,03 €) maximal 7,23 € als tägliche Kosten entstehen, indem du den über den Sachbezug für Mahlzeiten (4,13 €) hinausgehenden Zuschuss (max. 3,10 €) individuell von der tatsächlichen Zuzahlung deiner Mitarbeiter abhängen lässt.

Beispiele:

1. Zahlt ein Mitarbeiter nichts zu (0 €), beträgt in diesem Fall der Zuschuss des Arbeitgebers nur 6,10 € zzgl. 1,03 € Pauschalsteuern.
2. Zahlt eine Mitarbeiterin 3 € zu, sind nur noch 1,13 € mit 25% zu versteuern. Das sind 0,29 € Steuern. Folglich beträgt der Zuschuss des Arbeitgebers in diesem Fall 6,94 €.
3. Kostet das Essen 11,36 € und zahlt der Mitarbeiter 4,13 € zu, sind keine Steuern zu erheben. Der Arbeitgeberzuschuss beträgt 7,23 €.

Tipp: Versuche als Arbeitgeber Partnergeschäfte zu finden, die vorrangig gesunde Mahlzeiten und Lebensmittel anbieten. Da insbesondere Biokost meist teurer ist, kannst du somit doppelt profitieren. Du kannst einen komplett steuerfreien Essenszuschüssen erreichen und tust du etwas für die Gesundheit deiner Mitarbeitenden.

Recardy hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hierfür genau die passende Lösung, um den Essenszuschuss mit Mastercard und App bequem und einfach abzurechnen.

Interessiert? Meld dich einfach bei uns unter https://www.recardy.com/#contact

Fazit zum Mitarbeitergutschein und Essenszuschuss

Essensgutscheine für Mitarbeiter und Essenszuschüsse sind freiwillige soziale Zusatzleistungen für dich als Arbeitgeber. Bei der Einführung von Essenszuschüssen solltest du diese vertraglich festhalten. Gemäß der Sozialversicherungsentgeltverordnung handelt es sich um einen Sachbezugswert, der sich jährlich den Verbraucherpreisen anpasst.

Mitarbeitergutscheine und Essenszuschüsse kannst du mit Papiergutscheinen, Apps zur digitalen Belegeinreichung, mit digitalen Gutscheinen und mit Guthabenkarten realisieren. Hierfür kannst du entweder deine eigene Betriebskantine verwenden oder kooperierst mit beliebigen Geschäften als Partner. Als Partnergeschäft sind Restaurants, Bistros, Bäcker, Lieferdienste und Lebensmittelhändler denkbar. Die technische Umsetzung erfolgt durch eine Smartphone-App oder mit Karten.

Für das Jahr 2024 beträgt der tägliche Maximalbetrag des Essenszuschusses pro Mitarbeiter 7,23 €. Der Betrag setzt sich zusammen aus dem steuerfreien Essenszuschuss und einem pauschal versteuerten Sachbezugswert. Je mehr deine Mitarbeitenden für ihr Essen ausgeben, desto größer wird deine Steuerersparnis.

Wenn du steuersparende Alternativen zu Lohn- und Gehaltserhöhung realisieren möchtest, ist der Mitarbeitergutschein und der Essenszuschuss Pflicht für dein Unternehmen.